Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Informationen zum Datenschutz nach Art. 13, 14 DSGVO

Hinweis

Die Datenverarbeitung im Bildungsportal BayLern® erfolgt durch das Landesamt für Finanzen als Auftragsverarbeiter.

Bei weiteren datenschutzrechtlichen Fragen zu den nachfolgenden Datenschutzinformationen wenden Sie sich bitte an die hierfür zuständige Fortbildungsstelle Ihrer Beschäftigungsdienststelle als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Fortbildungsstelle Ihrer Beschäftigungsdienststelle

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte/r der Fortbildungsstelle Ihrer Beschäftigungsdienststelle

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a) Zwecke der Verarbeitung
Mit BayLern® werden die Präsenzfortbildungen durch die Bereitstellung von E-Learning Kursen und Online-Schulungen ergänzt. Zusätzlich kann eine Seminarverwaltung für Präsenzfortbildungen erfolgen. Das System bietet in den jeweiligen Kursen darüber hinaus Möglichkeiten zum Bereitstellen von Informationen (Download von Dateien oder Verlinkung von Internetangeboten) sowie zur Kollaboration und zum Erfahrungsaustausch (Wikis und Diskussionsforen). BayLern® verfolgt somit personalwirtschaftliche Zwecke.

b) Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden maßgeblich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4ff. BayDSG, Art. 103ff. und Art. 145 Abs. 2 BayBG, § 5 TV-L, Art. 66 LlbG verarbeitet.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
  • Landesamt für Finanzen als Auftragsverarbeiter im Rahmen der Bereitstellung des IT-Verfahrens mit zugehörigen fach- und systemadministrativen und Support-Tätigkeiten.
  • IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern als Unterauftragsverarbeiter im Rahmen der Bereitstellung der technischen Infrastruktur.
  • Personen, die administrative Rechte in Ihrem Organisationsbereich in BayLern® besitzen zur Genehmigung und Auswertung im zuständigen Organisationsbereich.
  • Personen, die Rechte zur Verwaltung eines von ihnen erstellten bzw. ihnen zur Administration zugewiesenen Kurses besitzen, sofern die Teilnahme an dem entsprechenden Kurs beantragt wird, zur Genehmigung, Organisation, Durchführung und Auswertung des Kurses.
  • Kursteilnehmer, die in den gleichen Kurs eingeschrieben sind, bei Erstellung eigener Inhalte in Kursaktivitäten (z.B. Foren, Wikis oder Dokumentupload) im entsprechenden Kurs zur Zuordnung von Beiträgen in Kursaktivitäten zu bestimmten Nutzern zur Kollaboration und zum Erfahrungsaustausch.
  • IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern bei Teilnahme an einer BigBlueButton-Onlineschulung im Rahmen der Bereitstellung des staatlichen Webkonferenzsystems BigBlueButton.
  • ggf. weitere Empfänger seitens des Verantwortlichen wie Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte kann Ihnen die Fortbildungsstelle Ihrer Beschäftigungsdienststelle mitteilen.
  • Prüfungs- und Wartungsdienstleister im Bereich IT (Unterauftragsverarbeiter): In Einzelfällen kann der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden (Art. 5 Abs. 3 BayDSG i.V.m. den Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO). Eine Beauftragung erfolgt nur im Einzelfall.
  • Dem Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik können zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik bei elektronischer Übermittlung Daten weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12ff des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.
Soweit Ihre Daten elektronisch verarbeitet werden, erfolgt der technische Betrieb der Datenverarbeitungssysteme durch das IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern.
Weitere mögliche Empfänger können Sie über den Verantwortlichen in Erfahrung bringen.

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet durch den Auftragsverarbeiter Landesamt für Finanzen nicht statt. Gegebenenfalls darüber hinaus stattfindende Drittlandübermittlungen können Sie über den Verantwortlichen in Erfahrung bringen.

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Löschung von anwenderbezogenen Daten und kursspezifischen Protokolldaten:
Bei Ausscheiden aus dem aktiven Dienst- und Beschäftigungsverhältnis bzw. dem zur Nutzung erforderlichen Mitgliederverhältnis wird ein Nutzerkonto unverzüglich deaktiviert. Auf eigenen Antrag sowie 1 Jahr nach Deaktivierung wird ein Nutzerkonto endgültig mit seinen anwenderbezogenen Daten und kursspezifischen Protokolldaten aus dem Benutzerverzeichnis gelöscht.
Vom Nutzer selbst in Kursen veröffentlichte Inhalte, wie z.B. Einträge in Foren, werden nach Löschen des Nutzerkontos nicht automatisch gelöscht, können allerdings keinem Nutzer mehr zugeordnet werden.

Löschung von technischen Protokolldaten:
Technische Protokolldaten werden automatisch durch die BayLern®-Administration in regelmäßigem Abstand von 14 Tagen gelöscht, sofern sie im Fehlerfall nicht mehr erforderlich sind.

7. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft der Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Für bayerische Behörden ist das grundsätzlich der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19
80502 München
Adresse:Wagmüllerstraße 18
80538 München
Telefon:089 212672-0
Telefax:089 212672-50
E-Mail:poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet:https://www.datenschutz-bayern.de

8. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie nicht an Fortbildungsveranstaltungen über BayLern® teilnehmen. Inwieweit Sie darüber hinaus verpflichtet sind Daten anzugeben erfahren Sie über den Verantwortlichen.

9. Daten, die nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben wurden

Im Zuge der Selbstregistrierung auf der Lernplattform BayLern® werden folgende Daten bei der für die technische Abwicklung des Datenaustausches beim Landesamt für Finanzen zuständigen Stelle aus dem Bezügeabrechnungsverfahren VIVA erhoben:
  • Personalnummer
  • Vollständiger Name
  • Dienststellennummer
  • Mitarbeiterkreis
  • Beschäftigungsstatus
Werden Sie per E-Mail zur Registrierung auf BayLern® eingeladen, werden folgende Daten durch Ihre Fortbildungsstelle erhoben:
  • Organisationseinheit
  • Vollständiger Name
  • E-Mail-Adresse
Auch hinsichtlich dieser Daten gelten die unter den Nummern 1 bis 8 gemachten Ausführungen.

Ergänzende Informationen zur Datenverarbeitung auf der Webseite

Die nachfolgenden ergänzenden Informationen betreffen die Bereitstellung des Systems und der Webseite durch das Landesamt für Finanzen

Anschrift

Landesamt für Finanzen
Rosenbachpalais
Residenzplatz 3
97070 Würzburg

Telefon

0931 4504-6798

E-Mail

poststelle@lff.bayern.de

1. Elektronische Post (E-Mail)

Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronische Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail ist daher nicht gewährleistet. Wir setzen - wie viele E-Mail-Anbieter - Filter gegen unerwünschte Werbung ("SPAM-Filter") ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen. E-Mails, die schädigende Programme ("Viren") enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht.

Wenn Sie schutzwürdige Nachrichten an uns senden wollen, empfehlen wir, diese zu verschlüsseln und zu signieren, um eine unbefugte Kenntnisnahme und Verfälschung auf dem Übertragungsweg zu verhindern oder die Nachricht auf konventionellem Postwege an uns zu senden. Verschlüsselte E-Mails können per S/MIME an uns gesandt werden. Senden Sie diese an die E-Mail-Adresse poststelle@lff.bayern.de bzw. Poststellen der Standorte des Landesamtes für Finanzen -https://www.lff.bayern.de/das_landesamt/adressen/e_mail_kommunikation.aspx (externer Link). Die Zertifikate der Bayerischen Verwaltung finden Sie im zentralen LDAP-Verzeichnis des Bayerischen Behördennetzes unter der Adresse "directory.bayern.de". Weitere Informationen zur Bayerischen Verwaltungs-PKI stehen auf der Web-Seite www.pki.bayern.de (externer Link) zur Verfügung.

Bitte teilen Sie uns auch mit, ob und auf welche Weise wir Ihnen zur Beantwortung Ihrer Zusendungen verschlüsselte E-Mails übersenden können und ob Sie - falls dies nicht möglich ist - mit einer unverschlüsselten Antwort per E-Mail auf Ihr Schreiben einverstanden sind. Wenn Sie über keine Möglichkeit zum Empfang verschlüsselter E-Mails verfügen, bitten wir uns zur Beantwortung Ihrer schutzwürdigen Nachrichten Ihre Postanschrift zu nennen.

2. Technische Umsetzung

Unser Web-Server wird durch das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Web-Auftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher im Auftrag durch das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung verarbeitet.

Anschrift

Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung
IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern
St.-Martin-Straße 47
81541 München

E-Mail

poststelle@ldbv.bayern.de

Bei der Aufforderung zur Eingabe persönlicher oder geschäftlicher Daten werden diese ausschließlich für die Übersendung der gewünschten Informationen oder die im Formular genannten Zwecke verwendet. Ihre Daten werden dabei auf dem Transport unter Verwendung einer Software (TLS) verschlüsselt und sind vor einer Kenntnisnahme durch Dritte geschützt.

3. Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Web-Seiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Web-Server. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Web-Server aufgezeichnet:

  • Datum und Uhrzeit der Anforderung
  • Name der angeforderten Datei
  • Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
  • Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
  • verwendete Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
  • vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners (sofort bei Zugriff anonymisiert durch Unkenntlichmachung des letzten Oktetts)
  • übertragene Datenmenge.
Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Web-Server, werden diese Daten von uns gespeichert. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik werden diese Daten auf Grundlage von Art. 12 des Bayerischen E-Government-Gesetzes an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet.

4. Cookies

Beim Zugriff auf dieses Web-Angebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät mit einer Gültigkeitsdauer bis zum Ende Ihrer Sitzung gespeichert. Wir verwenden diese ausschließlich dazu, Sie bei diesem und weiteren Besuchen unseres Web-Angebots zu identifizieren. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren, diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet werden.

5. Aktive Komponenten

Im Web-Angebot BayLern® werden aktive Komponenten wie Javascript verwendet. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

6. Auswertung des Nutzerverhaltens (Webtracking-Systeme)

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.